Dobry onboarding pracownika sprzedaży

Czym jest onboarding pracownika? Jak zorganizować krok po kroku i przeprowadzić dobry onboarding pracownika nowo zatrudnionej osoby w dziale sprzedaży? Z czym warto zapoznać nowego pracownika w dziale sprzedaży? Co warto zrobić pierwszego dnia pracy nowej osoby? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym tekście, żeby ułatwić przeżycie pierwszego dnia pracy tak nowemu pracownikowi jak i osobom odpowiedzialnym za wdrożenie nowej osoby. Być może dzięki temu odnajdziesz tu kilka rozwiązań związanych z tym, jak umilić i rozluźnić stres związanym z pierwszym dniem pracy i wzmocnić proces onboardingu pracownika.

Na czym polega onboarding pracownika?

Proces onboardingu pracownika to bardzo ważny element w procesie wprowadzania nowego pracownika do firmy. Pierwszego dnia często nowemu pracownikowi towarzyszy sporo stresu związanego z podjęciem nowego zadania. Przeprowadzenie dobrego onboardingu pracownika znacznie ułatwia przeżycie tego dnia nowej osobie. Dodatkową wartością wynikającą z posiadania w firmie dobrze zaplanowanego onboardingu pracownika jest fakt, że w ten sposób firma jako pracodawca zdecydowanie wzmacnia swój wizerunek wśród nowych pracowników.

Dobry onboarding pracownika polega na takim zaplanowaniu i przygotowaniu pierwszego dnia i kolejnych dni pracy nowego pracownika, żeby miał on poczucie, że wszystko na niego czekało i od pierwszego dnia czuje się tak, jakby wchodził do dobrze funkcjonującego organizmu. Istnieje kilka rzeczy, które pomagają w przygotowaniu takiego procesu wdrożenia nowych pracowników. To od czego warto zacząć to checklista.

Checklista wdrożeniowa – podstawa onboardingu pracownika

Projektując onboarding pracownika dla naszych Klientów zawsze jednym z najbardziej podstawowych dokumentów, jakie powstają do całego procesu onboardingu pracownika jest tzw. checklista. Jest to nic innego jak spisane i uporządkowane rzeczy, które powinny zadziać się w ramach wdrożenia nowego pracownika. Checklista zawiera elementy podzielone na 3 etapy:

1. Przed pojawieniem się nowego pracownika w firmie.
2. To co powinno zadziać się pierwszego dnia pracy
3. To, co powinno się zadziać w okresie pierwszego tygodnia – miesiąca pracy

Każda z tych list powinna zawierać spisane wszystkie elementy procesu wdrożenia. Zarówno te formalne, związane z tzw. papierkową robotą, jak i te mniej formalne jak np. spotkania z przełożonymi czy welcome pack, o którym będzie mowa. Oto przykładowe checklisty czynności, o które warto zadbać na poszczególnych etapach onboardingu pracownika.

Checklista wdrożeniowa – przed zatrudnieniem

1. Przygotowanie narzędzi pracy (telefon, komputer, karta SIM, samochód służbowy)
2. Przygotowane materiały edukacyjne dla pracownika
3. Dostarczenie każdemu z nowych pracowników skierowania na badania lekarskie
4. Potwierdzenie zrealizowania badań lekarskich
5. Przygotowanie dokumentów formalnych (umowa o pracę, protokoły przejęcia sprzętu służbowego)
6. Zapewnienie dostępów do systemów firmowych

Checklista wdrożeniowa – pierwszy dzień pracy

1. Welocome pack dla nowego pracownika
2. umówione spotkanie z przełożonym na konkretną godzinę
3. umówione spotkania z właściwymi osobami z różnych działów
4. Zaplanowane i zorganizowane oprowadzenie nowej osoby po firmie
5. Przekazanie sprzętu firmowego

Checklista wdrożeniowa – pierwszy miesiąc pracy

1. Przeprowadzenie szkoleń wstepnych
2. Zapoznanie z procedurami typu: ….
3. Szkolenie BHP nowego pracownika
4. Przeszkolenie z zakresu emplyoer advocaccy na LinkedIn
5. Odbycie wspólnych wyjazdów do klientów z 3 Handlowcami i Kierownikiem
6. welcome e mail od innych pracowników

Przygotowany i zaplanowany w ten sposób onboarding pracownika znacznie zmniejsza ryzyko tego, że coś zostanie pominięte lub ktoś o czym zapomni w trakcie wprowadzania nowego pracownika w meandry jego funkcjonowania w firmie. A warto pamiętać o tym, że każde pominięcie w procesie onboardingu pracownika to stres dla nowej osoby. Dzięki temu, że firma przygotuje sobie te proste checklisty nowy pracownik z pewnością poczuje się znacznie bezpiecznej od pierwszego dnia swojej nowej pracy. A przecież o to chodzi, prawda?

Welocome pack – przyjemny element onboardingu pracownika

Nowy pracownik to za każdym razem duża i ważna zmiana w każdej firmie. Dlatego warto takie momenty i sytuacje celebrować. W ten sposób można pokazać nowej osobie, że jest ważna dla organizacji już w ciągu pierwszych kilku minut jej istnienia w firmie lub na koniec pierwszego dnia. Świetnym sposobem na to jest welcome pack czyli zestaw narzędzi, gadżetów firmowych, które każdy z pracowników powinien posiadać i z których warto, żeby korzystał w nowym miejscu pracy. Do takiego pakietu można wrzucić np. jakieś owoce, słodkości, długopisy firmowe, notatniki, inne gadżety, które są tradycją w firmie (dostaje je każdy z nowych pracowników).

Gadżety, niespodzianki to jeden z elementów pakietu powitalnego. Drugim bardzo ważnym elementem są najważniejsze dokumenty, z którymi powinien zapoznać się każdy z nowo przyjmowanych pracowników. Oczywiście potrzebne dokumenty powinny być wyselekcjonowane dla danego stanowiska i zawierać wyłącznie najważniejsze informacje z punktu widzenia stanowiska pracy. Takie spisane i opisane procesy, procedury, najważniejsze zasady w firmie znacznie ułatwiają pracownikowi odnalezienie się w nowych dla niego okolicznościach. Po przekazaniu pracownikowi materiałów warto mu również zapewnić miejsce i czas na to, żeby zapoznał się z ich treścią. Samo przekazanie dokumentów nie gwarantuje tego, że pracownik się z nimi zapozna. Obawiam się także, że w tym przypadku zasada „położę pod poduszkę i samo wejdzie przez noc” również może nie zadziałać 😉

Spotkania i welcome e mail

Kolejnym elementem, o który warto zadbać podczas onboardingu pracownika jest kwestia tego, że nowa osoba została poznana w ciągu pierwszych kilku dni z najważniejszymi osobami, z którymi będzie miała okazję i możliwość współpracować na swoim stanowisku. W tym celu warto skorzystać z trzech praktyk.

Pierwszą są oczywiście spotkania osobiste z przełożonym. Nic nie zastąpi kontaktu osobistego. Warto również dokładnie zaplanować, co powinno zadziać się na takim spotkaniu pracownika ze swoim szefem i jakie informacje powinny zostać przekazane. Kolejne etapy onboardingu pracownika w procesie poznawania innych pracowników mogą składać także z osobistych odwiedzin nowego pracownika albo z zastosowania praktyki welcome e mail, jeśli z jakiegoś powodu nie ma możliwości bezpośredniego spotkania innych pracowników organizacji. W takiej sytuacji warto, żeby welcome e mail zawierał kilka istotnych informacji:

1. Imię i nazwisko danego pracownika
2. Stanowisko
3. Krótki zakres rzeczy, którymi się zajmuje
4. Odpowiedź na pytanie: w czym mogę Ci pomóc?/Z czym możesz się do mnie zgłaszać?

Oprócz wiadomości welcome e mail, które z pewnością warto, żeby inni pracownicy wysłali do nowej osoby, warto również przygotować listę adresów mailowych najważniejszych osób. Dzięki temu nowy pracownik będzie miał dostęp do najważniejszych osób w firmie w kilku miejscach i z pewnością łatwiej będzie mu znaleźć kontakt do właściwych osób.

Tworząc takie listy warto pamiętać o tym, żeby zawsze znajdowała się tam odpowiedź na pytanie: w czym mogę Ci pomóc?/W jakiej sprawie możesz śmiało się do mnie zgłosić? Samo stanowisko i zakres obowiązków to za mało. Nowa osoba najprawdopodobniej nie będzie miała pojęcia, jak ma się zakres obowiązków do realnych problemów, z którymi przyjdzie jej się mierzyć. Przygotowana w ten sposób lista zdecydowanie to ułatwi.

Onboarding – słowo podsumowania

Proces onboardingu pracownika i jego właściwe zaplanowanie i przeprowadzenie to bardzo ważna część każdego biznesu, w którym planowane jest zatrudnianie nowych osób do pracy. Mając przygotowany taki proces jako firma jesteście w stanie już pierwszym dniem pracy pokazać nowej osobie, że jej obecność w firmie nie jest przypadkowa. Każdy pracownik lubi czuć się ważnym i potrzebnym. Ten nowy potrzebuje tego poczucia jeszcze bardziej. Dobrze przygotowany proces onboardingu pracownika pozwala zapewnić to uczucie i dzięki temu dostarczyć poczucia bezpieczeństwa.

Warto pamiętać, że filarem każdego przedsiębiorstwa są ludzie. Jak mawia Richard Branson: „Nie musisz dbać o swoich klientów. Zadbaj o pracowników, a oni zadbają o klientów”.