fbpx

Informacja zwrotna? To proste

 

 

Częściej powinniśmy się szkolić z tego, jak przyjmować informację zwrotną

Informacja zwrotna. No i to jest temat pierwszy, od którego warto zacząć. Uważam, że my częściej powinniśmy się szkolić nie z tego, jak dawać informację zwrotną. I częściej powinniśmy uczyć się praktykować nie to, jak dawać informację zwrotną, tylko właśnie to, jak ją przyjmować. Bo większość z nas ma ogromny problem z tym, żeby przyjąć te informacje zwrotne, a powód jest bardzo prosty, najczęściej w informacji zwrotnej, którą ktoś nam udziela albo której ktoś chce nam udzielić, my dostrzegamy ataki, dostrzegamy krytykę, dostrzegamy zachowania, które są skierowane i nastawione bezpośrednio na nas. Mamy kłopot z tym zdystansowaniem się do tego i oddzieleniem, po pierwsze jakby zrozumieniem czyjejś intencji związanej z tym, że ten ktoś, ta druga osoba, chcąc udzielić nam informacji zwrotnej, no najczęściej chce nam pomóc. No po co ludzie zwracają uwagę? Albo inaczej, na co ludzie zwracają uwagę? No ludzie zwracają uwagę na rzeczy, które albo im przeszkadzają, albo które uważają, że możemy zrobić lepiej po to, żebyśmy, no właśnie, my robili je lepiej. I teraz często jest tak, że udzielając komuś informacji zwrotnej, osoba, która te informacje odbiera, ma wrażenie, że powodem udzielenia tej informacji jest ten pierwszy powód, czyli ktoś daje mi informację zwrotną, bo jemu coś przeszkadza. I wtedy najczęściej mówimy, że ktoś się czepia. Wiem, bo sam jestem czasami tak odbierany. Wiesz, to jest żadna tajemnica, że mimo tego że nagrywam podcast, mówię o tym, jak udzielać informacji zwrotnej, to nawet mi zdarza się usłyszeć, najczęściej od osób z mojego najbliższego otoczenia, że się czegoś czepiam. I jeżeli ludzie w ten sposób odbierają udzieloną im informację zwrotną, to znaczy, że my jako nadawcy tej informacji gdzieś popełniliśmy błąd. Chyba, że faktycznie chcemy się przyczepić i mamy tak zwaną przypierdółkę. No to jeżeli masz tak zwaną przypierdółkę, no to jest inna bajka i jak ktoś mówi, że się czepiasz, prawidłowo odczytał Twoją intencję, to w sumie można powiedzieć, że odniosłeś sukces, bo ktoś zrozumiał o co Ci chodzi. No, ale tak patrząc z takiego już typowo biznesowego i profesjonalnego punktu widzenia, jeżeli odbiorca informacji zwrotnej mówi, że się czepiasz albo odczuwa to w ten sposób, no to znaczy, że ostateczna wartość tej informacji zwrotnej jest bardzo niska, bo ten człowiek prawdopodobnie, bo nie na pewno, prawdopodobnie pod tym pojęciem czepialstwa zrobił sobie taką, wiesz, blokadę, dał bana Twojej informacji zwrotnej i ona po prostu z założenia jako czepialstwo została odrzucona. I dlatego w tym odcinku za chwilę podzielę się z Tobą takim modelem, który powstał na bazie wielu lat doświadczeń, a którego piękną kwintesencją była wypowiedź jednego z uczestników szkoleń, pamiętam, z wystąpień publicznych. I co jest ważne, i co warto, żebyś wiedział, to to, że ja na takich szkoleniach jestem strasznie czepialski, naprawdę. W tym rozumieniu, że potrafię dać informację zwrotną związaną z najdrobniejszymi szczegółami wystąpienia, które ktoś przed chwilą zrealizował. I pamiętam, jak podeszła do mnie uczestniczka jednego z takich szkoleń, to było chyba w Katowicach, i powiedziała, wiesz co, Ty tak udzielasz tej informacji zwrotnej, jak Ty to robisz, bo Ty tak udzielasz tej informacji zwrotnej, że człowiek nie dość, że się nie obraża, to jeszcze chce więcej. I jeszcze chce dostać jakieś dodatkowe informacje. No kurczę, wiesz, jak dla człowieka, który trochę, można powiedzieć, żyje z udzielania informacji zwrotnych podczas szkoleń, no to taki komplement i taka z kolei informacja zwrotna dla mnie jest, jak, powiem otwarcie, złoty medal na olimpiadzie. Naprawdę. To jest, wiesz, coś, co powoduje, że zaczynasz myśleć kurczę, to znaczy, że ludzie widzą wartość zarówno w tym, co jest im mówione, jak i w tym, jak jest im to mówione, skoro chcą tego słuchać i chcą otrzymywać tego więcej. No i skoro już medal sobie sam w tym odcinku przyczepiłem, a jak, jak to powiedziała ostatnio moja narzeczona, kto biednemu pozwoli żyć bogato, skoro medal został przyczepiony, no to teraz pora rozwiązać zagadkę i udzielić odpowiedzi na pytanie, jak wygląda taki model informacji zwrotnej.

Model informacji zwrotnej

Ciekawostką jest to, że ten model jest oparty o klasyczną strukturę kanapki. Kanapka to taki najprostszy model udzielania informacji zwrotnej, złożony z trzech części, czyli części pierwsza pozytyw, część druga, tak zwana część rozwojowa, i część trzecia, ja ją nazywam właśnie nie tyle pozytywną, ile budującą zaangażowanie do zmiany. U mnie ta trzecia część nie jest pozytywną, jest częścią budującą zaangażowanie w proces zmiany i chęć do procesu zmiany. No i teraz o co chodzi? W pierwszym kroku, kiedy udzielasz informacji zwrotnej człowiekowi, oczywiście warto wspomnieć o jakimś plusie. Co jest ważne? Wspominając o tym plusie, pamiętaj o tym, żeby to był taki plus, który nie przesłoni tego, co jest do poprawy. Czyli ten plus powinien mieć charakter delikatny w stosunku do obszaru do poprawy. Kiedy ja udzielam komuś informacji zwrotnej z zakresu na przykład wystąpień publicznych i zauważyłam u tej osoby błąd polegający na dużej ilości jęków namysłu, czyli tak zwanych yyyaaammm i tak dalej, i tak dalej, no to plusem, od którego mogę zacząć, jest na przykład element związany z tym, że na przykład taka osoba bardzo dobrze intonowała swoją wypowiedź. Czyli ten głos, kiedy nie było tych jęków namysłu, był prowadzony w sposób interesujący, mało monotonny, z dużą dynamiką na przykład. Teraz, czyli to jest ten pierwszy element plus, drugim elementem jest obszar do poprawy. I tutaj, w tym obszarze do poprawy, ja wyróżniam pięć kroków, przez które warto, żebyś jako osoba dająca informację zwrotną, przeszła, dając tę informację zwrotną. Czyli krok pierwszy, wskazuję na to i warto wskazać na to, co jest błędem, nazwać błąd po imieniu. Krok drugi, i tu, zanim powiem Ci, jaki jest krok drugi, to jeszcze krótka historia i krótka wstawka związana z poziomami kompetencji. No są cztery poziomy kompetencji, nieświadoma niekompetencja, świadoma niekompetencja, świadoma kompetencja i nieświadoma kompetencja. W prostym tłumaczeniu chodzi o to, że człowiek najpierw nie zdaje sobie sprawy z tego, że popełnił jakiś błąd, no i to jest ta tak zwana nieświadoma niekompetencja. Potem dostaje informację zwrotną i zaczyna to zauważać, mówi aha, okej, czyli ja robię coś nie tak, mogę to robić inaczej i to jest świadoma niekompetencja. Potem jest okres, w którym człowiek wypracowuje nowy nawyk, ten okres wymaga dużej kontroli nad sobą, nad rzeczami, które wykonujemy. To jest z kolei świadoma kompetencja. Moment, w którym to nowe zachwianie wchodzi w nawyk na tyle silny, że już nie ma takiej potrzeby, żebyś to cały czas kontrolował, to po prostu, no właśnie, weszło w nawyk, to jest moment nieświadomej kompetencji.

  1. Wskaż, co było błędem

No i teraz w pierwszym kroku, wracając do informacji zwrotnej, w tym głównym pierwszym kroku człowiek dostał informację związaną z tym, co robi dobrze, co było okej.

  1. Podaj konkretne powody, dla których omówione zachowanie jest błędem

Teraz w obszarach do poprawy najpierw wskazujesz mu, co było błędem, gdzie popełnił jakiś błąd, czyli jesteśmy na etapie trochę takiej świadomej niekompetencji. Żeby człowiek daną rzecz, którą zrobił błędnie, uznał za błąd, no to potrzebuje jeszcze jednej, bardzo ważnej rzeczy i to jest właśnie krok drugi w tym obszarze do poprawy. On potrzebuje zrozumieć, z jakiego powodu to był błąd. Czyli potrzebuje tego, żeby wytłumaczyć mu, z jakiego powodu, jeszcze raz, z jakiego powodu dana rzecz, którą wykonał, była błędem. Tutaj warto również wspomnieć o tym, jakie były konsekwencje, negatywne rezultaty jego zachowania w sytuacji, do której się odnosisz. Bo pamiętaj, że informacja zwrotna powinna zawsze odnosić się do konkretnej jednej albo konkretnych kilku zdarzeń, kilku sytuacji.

  1. Wskaż prawidłowy sposób postępowania

Teraz krok trzeci, kiedy już nazwałeś błąd, wytłumaczyłeś, powiedziałeś człowiekowi, z jakiego powodu to jest błąd, krok trzeci wskaż na prawidłowe zachowanie. U nas często jest tak, że keidy dajemy komuś informację zwrotną, to mówimy tylko, co było nie tak, a ludzie są tak skonstruowani, że obok tego, co było nie tak, potrzebują jeszcze wskazania rozwiązania zastępczego, zachowania zastępczego, czyli pokazania tego modelu, w jakim dana osoba warto, żeby od dzisiaj, od teraz zaczęła funkcjonować. W kroku trzecim, jeszcze raz, wskaż na prawidłowe zachowanie.

  1. Powiedz, z jakiego powodu ten sposób postępowania jest prawidłowy

W kroku czwartym powiedz człowiekowi, z jakiego powodu, tej osobie, z którą rozmawiasz, z jakiego powodu to zachowanie, na które wskazujesz jako prawidłowe, jest prawidłowe. Tak jak w kroku drugim mówiłeś komuś o tym, z jakiego powodu błąd był błędem, no tak teraz warto i potrzebne jest, żeby powiedzieć człowiekowi, z jakiego powodu to, co ma robić inaczej i sposób, w jaki ma wykonywać swoje zadania inaczej, jest tym dobrym sposobem.

  1. Wskaż na indywidualne wartości, korzyści, plusy wdrażania wskazanego rozwiązania dla konkretnej osoby

I w kroku piątym wskaż na to, jakie są indywidualne wartości, korzyści, plusy tego, że dana osoba zacznie wdrażać to rozwiązanie, o którym przed chwilą usłyszała. Ta osoba potrzebuje tego, żeby po pierwsze zrozumiała, jakie są szeroko pojęte zalety albo z czego wynika, może nie jakie są zalety, ale z czego wynika fakt, że w dany sposób warto postępować. Na przykład to może wynikać z tego, że powiedzmy, że takie są zasady, tak postępuje większość pracowników. A potem w kroku piątym daj tej osobie jasną wskazówkę, co ona, konkretnie ona, personalnie zyska, dostosowując się do rozwiązania, o którym powiedziałeś i postępując w taki sposób, w jaki zostało jej to przed chwilą zasugerowane.

Czyli podsumowując, w tym dużym drugim kroku, w tej części rozwojowej mamy pięć etapów. Po pierwsze wskaż, co było błędem. Po drugie podaj konkretne powody, dla których omówione przez Ciebie zachowanie jest błędem. Po trzecie wskaż prawidłowy sposób postępowania. Po czwarte powiedz, z jakiego powodu ten sposób postępowania jest prawidłowy. Krok piąty, podaj osobie konkretne korzyści, pozytywne wartości, wdrożenia tego nowego zachowania dla niej konkretnie. I to jest ta druga część kanapki, czyli ten obszar do poprawy.

Informacja zwrotna – Budowanie zaangażowania do zmiany

I część trzecia, czyli ten obszar, który przez wielu nazywany jest tym plusem z początku, przywołaniem tego plusa z początku, a ja nazywam tę część tą właśnie częścią budującą zaangażowanie do zmiany. No i teraz o co chodzi? Chodzi o to, że w takim najprostszym ujęciu informacja zwrotna bardzo często wygląda w sposób następujący. Powiedzmy, że naszym pracownikiem jest Kaziu. Kaziu słuchaj, w Twojej pracy podoba mi się A i B, naprawdę rewelacja. Wiesz, warto, żebyś popracował nad tym i nad tym elementem, ale generalnie A i B są super. Kiedy pracownik dostaje taką informację zwrotną albo Ty słyszysz taki komunikat, to pytanie jest proste, jaka jest wartość informacji pozytywnej i informacji pod tytułem do poprawy. Jeszcze raz, Kaziu, wiesz co, podoba mi się w Twojej pracy A i B, są naprawdę super, wiesz, do poprawy jest C i D, fajnie, żebyś to wzmocnił, nad tym poprawił, ale generalnie A i B rewelacja. Jaka jest informacja, jaka jest waga i wartość tej informacji, tej środkowej części informacji zwrotnej, która wypowiedziana jest w taki sposób? Okazuje się, że bardzo mała, dlatego że najważniejsza część informacji zwrotnej, czyli ta część do poprawy, jest niejako przyćmiona przez te plusy na początku i przywołane później jeszcze na końcu. Z tego właśnie powodu sugeruję wprowadzić pewną zmianę i zrobić to w sposób następujący. Kaziu, bardzo podoba mi się w Twojej pracy A i B, do poprawy jest C i D. I w momencie, w którym połączysz A i B, które robisz dobrze, z C i D, które wzmocnisz i które poprawisz w sposób, o jakim rozmawialiśmy przed chwilą, to wtedy naprawdę będziesz na najlepszej drodze do tego, żeby stać się na przykład najlepszym sprzedawcą, najlepszym pracownikiem lub kimkolwiek. Czyli kiedy budujesz ostatnią część informacji zwrotnej, to zamiast przywoływać plusy, od których Twoja informacja zwrotna się zaczęła, połącz plusy, od których informacja zwrotna się zaczęła, razem z obszarami do poprawy, które przed chwilą wymieniłeś, i wskaż na to, że jeżeli Twój pracownik, Twój kolega, osoba z domu, ktokolwiek, zrobi, dokona poprawy w swoim zachowaniu i połączy to z elementami, które naprawdę Ci się podobają, to właśnie nie mów staniesz się najlepszy, tylko będziesz na świetnej drodze, na najlepszej drodze do tego, żeby osiągnąć jakiś wyższy cel. W ten sposób istnieje duże prawdopodobieństwo, że zaangażujesz osobę w to, żeby ona dokonała zmiany, pokazując jej, jaki może być rezultat, w którym ona połączy to, co już jest okej, z tym, co wymaga Twoim zdaniem poprawy. Czyli podsumowując, jeżeli na przykład jesteśmy na wizycie handlowej ze swoim pracownikiem i wychodzimy z tej wizyty, i uważamy, że dobrze otworzył spotkanie, a zabrakło pytań o proces decyzyjny w trakcie rozmowy, taka hipotetyczna sytuacja, jak może wyglądać pełna informacja zwrotna? Oczywiście pełna, oczywiście wersja skrócona na potrzeby tego podcastu. Może to brzmieć w sposób następujący. Już zostawmy tego Kazia. Kaziu, jesteśmy po spotkaniu i powiem tak, dobra robota z otwarciem tej rozmowy. Podobało mi się to, w jaki sposób otworzyłeś tą rozmowę, otwarcie było z jednej strony przyjemne, z drugiej strony sprzedażowe, pokazujące jasno, w jakim kierunku idziemy. Jest jeden obszar, słuchaj, który wymaga poprawy i który warto rozwijać. To jest obszar związany z omówieniem z klientem procesu decyzyjnego, czego u Ciebie, w Twojej rozmowie zabrakło. I teraz biorąc pod uwagę fakt, że tego elementu zabrakło, to zobacz, że wychodząc z tego spotkania, my nie wiemy, jak długo klient będzie podejmował decyzję, my nie wiemy, kto bierze udział w tym procesie decyzyjnym, czyli nie wiemy też z kim warto jeszcze porozmawiać. Mało wiemy na temat tego, co oni finalnie biorą pod uwagę. Znamy jedynie oczekiwania osoby, z którą rozmawialiśmy, ale nie wiemy, czy ona jest jedynym decydentem. I te wszystkie informacje sprawiają, że jeżeli w proces decyzyjny zaangażowane są jeszcze inne osoby, to my dzisiaj o tym nie wiemy i ten proces decyzyjny w tym momencie jest poza naszą kontrolą, co z punktu widzenia sprzedaży, no jest co najwyżej maksymalnie średnią perspektywą. Teraz, rozmawiając z klientem na temat tego procesu decyzyjnego, czyli wprowadzając w tę rozmowę takie pytania jak: jak wygląda wasz proces decyzyjny, kto bierze w nim udział, ile czasu on trwa, co poszczególne osoby w tym procesie biorą pod uwagę i jak powinno być skonstruowane rozwiązanie, żeby było najlepsze dla każdej z osób decyzyjnych i żeby każda osoba znalazła w nim, to czego szuka, wprowadzając tego typu zestaw pięciu pytań do rozmowy, dajesz sobie bardzo duże szanse na to, żeby poznać proces decyzyjny klienta, zobaczyć właśnie te wszystkie obszary, o których rozmawialiśmy i których teraz zabrakło, kto bierze w nim udział, i dzięki temu dostosować propozycje w taki sposób, żeby zmaksymalizować swoje szanse na sfinalizowanie tej sprzedaży. To z kolei pozwoli Ci po pierwsze skrócić okres decyzyjny u klienta, w ogóle go poznać i zdecydować, czy chcesz brać udział w takim procesie, czy nie. Jeżeli tak, to też będziesz miał możliwości negocjowania z klientem na przykład terminu tej decyzji i dzięki temu skrócenia tego procesu. Po drugie, robiąc to w ten sposób, znacznie łatwiej będzie Ci przygotować propozycje dla klienta, taką, która faktycznie dla niego będzie interesująca. Po trzecie, robiąc to w ten sposób, będziesz wiedział, z którymi osobami jeszcze powinieneś się spotkać i poznać ich oczekiwania, zanim przedstawisz finalną propozycję. A po czwarte, jeżeli te trzy wartości się pojawią, no to po czwarte sam pomyśl o ile rosną twoje szanse na dokonanie sprzedaży. Czyli podsumowując, dobre otwarcie, do poprawy jest obszar związany z badaniem procesu decyzyjnego i tutaj pięć pytań, o których rozmawialiśmy wcześniej, kto bierze udział w tym procesie, co jest brane pod uwagę, jak długo ten proces decyzyjny trwa, jak powinna wyglądać Twoja propozycja, żeby była najbardziej optymalna dla każdej osoby decyzyjnej i z kim jeszcze warto, żebyś porozmawiał, zanim przedstawisz propozycję. W momencie, jeżeli tych pięć pytań dołożysz do rozmowy, którą przeprowadziłeś i do otwarcia, które, podkreślam, było dobre, w momencie, gdy połączysz te dwie rzeczy, masz ogromne szanse na to, żeby ilość transakcji, które zamykasz, wzrosła, a Ty, żebyś tym samym stał się lepszym sprzedawcą i myślę, że w niedalekiej przyszłości wszedł do grona najlepszych sprzedawców w naszym zespole. I tu pojawia się jeszcze duży krok czwarty, który ja sugeruję zawsze wykonać po takiej rozmowie, mianowicie słuchaj, przetrenujmy to. Decydując się na odbycie treningu ze swoim pracownikiem, warto, żebyś pamiętał o tym, że to Ty powinieneś zacząć od bycia w tej, nazwijmy to, trudniejszej roli, czyli w tym przypadku w roli sprzedawcy. Warto, żeby Kaziu, który jest bohaterem tej historii, był na początku osobą w roli klienta i zobaczył, jak Ty prowadzisz taką rozmowę na temat procesu decyzyjnego, a potem sam przetrenował ten proces, wchodząc w rolę sprzedawcy. W ten sposób udzielana informacja zwrotna w mojej ocenie jest informacją znacznie pełniejszą, dającą znacznie szerszy obraz i budującą pozytywną wartość tego komunikatu. Zachęcam Cię do tego, żebyś po każdej udzielonej informacji zwrotnej, zwłaszcza w sytuacji zawodowej, podejmował krótki trening ze swoim pracownikiem tego obszaru, który wymaga i który został nazwany przed chwilą w informacji zwrotnej. Zachęcam Cię również do tego, żebyś stosował metodę izolowania umiejętności i omawiając z pracownikiem jakieś spotkanie czy omawiając jakąkolwiek jego aktywność, wybrał jeden obszar, któremu chcesz poświęcić informację zwrotną i jeden obszar, który najpierw przetrenujesz z tym pracownikiem, a dopiero kiedy uznasz, że ten jeden obszar rzeczywiście został zagospodarowany i wygląda tak, jak obaj chcecie, żeby wyglądał, i obaj macie takie poczucie, że okej, tu został zrobiony progres, tu został zrobiony postęp, to dopiero wtedy zachęcam do tego, żeby zabrać się za kolejne obszary. Dzięki temu, owszem, to prawda, ten proces będzie trwał prawdopodobnie nieco dłużej, jednocześnie każda cegiełka, którą w nim postawicie, czyli każda umiejętność, która będzie szlifowana, będzie dużo bardziej stabilna i krok po kroku dojdziecie razem do zbudowania takiego poziomu poszczególnych umiejętności u danej osoby, który finalnie przełoży się na rezultat, jaki was interesuje.

Słowo końcowe

Cóż, dwadzieścia trzy minuty na temat informacji zwrotnej, wydaje się, że to wystarczająca ilość czasu do tego, żebyś zapoznał się z samym modelem. Ja podsumuję go jeszcze raz, cztery duże kroki. Krok pierwszy, wskaż na pozytyw. Krok drugi, pięć etapów, pięć kroków w ramach wskazania obszaru do poprawy. Krok trzeci, podsumowanie, czyli połączenie tego, co pracownik robi dobrze, z tym, co jest do poprawy i zmotywowanie go, zaangażowanie w zmianę, wskazując na finalny pozytywny rezultat połączenia obecnych rzeczy dobrych z rzeczami do poprawy. I krok czwarty, przetrenowanie rzeczy, o której rozmawialiście na zasadzie najpierw Ty w tej trudniejszej roli, pracownik w tej roli prostszej, potem odwrotnie, żeby on najpierw mógł zobaczyć, jak to powinno wyglądać, a dopiero potem sam to trenował na sobie. Z ogłoszeń drobnych przypominam o tym, że dla salonu samochodowego, zlokalizowanego między Kaliszem a Ostrowem Wielkopolskim, szukamy lakiernika, więc jeżeli znasz jakiegoś lakiernika, to zapraszam do nadsyłania aplikacji albo do kontaktu napisz@szymonlach.com albo szymon.lach@salesleaders.pl. Zapraszam również na mój profil na LinkedIn’ie. No i co? To tyle, jeżeli chodzi o dzisiejszy odcinek. Cieszę się, że ze mną jesteś. Jeżeli jeszcze nie subskrybujesz tego kanału, to to jest ten moment, w którym warto to zrobić. Kliknij w guzik subskrybuj po to, żebyś był na bieżąco z kolejnymi odcinkami. Ja Ci bardzo dziękuję. Jest piękny, słoneczny dzień, mam nadzieję, że kiedy słuchasz tego odcinka i w miejscu, w którym słuchasz, też jest taka pogoda, jest pięknie, ciepło, słonecznie, więc czego mogę Ci życzyć? Na pewno oby ten dzień, cały dzień i wszystko to, co dzisiaj zrobisz, było tak piękne jak ta pogoda. Dzięki, że ze mną jesteś. Trzymaj się, cześć.