Onboarding kluczem do sukcesu

Zacznijmy od tego, co sprawia, że ten odcinek jest bardzo ważny i aż tak istotny. W procesie pozyskania i wykształcenia dobrego pracownika rekrutacja, o której do tej pory bardzo dużo mówimy, to jest pierwszy krok. To znaczy pozyskanie dobrego pracownika, pozyskanie odpowiedniego człowieka, odpowiedniej osoby to jest pierwszy krok. Potem w procesie kształcenia dobrego, efektywnego i skutecznego pracownika jest jeszcze krok drugi, również istotny, czyli onboarding i oczywiście dalej w tym procesie są kolejne kroki. Tym drugim krokiem w procesie kształcenia dobrego pracownika jest jego wdrożenie. Taka ciekawostka w tym obszarze, wiecie, ja mam takie poczucie, że w dużych firmach czy, nie wiem, czy w korporacjach, ten proces wdrożenia faktycznie w jakiś sposób funkcjonuje, to znaczy są spisane procedury, procesy, wiadomo, jak to ma wyglądać.

Czy onboarding pracownika jest ważny?

Ostatnio słyszałem, że jedna firma wprowadziła rolę tak zwanego budy’ego. Budy, czyli taki kumpel, kolega, czyli właśnie osoba, która przez okres pierwszych tygodni ma nowego pracownika pod swoimi skrzydłami i odpowiada za jego onboarding i  absolutnie na wszystkiego pytania. I generalnie zadaniem takiego budy’ego jest albo onboarding i  udzielenie odpowiedzi, albo znalezienie odpowiedzi na pytania, które zadaje nowa osoba. No i okej, i super, i w tych dużych firmach rzeczywiście te procesy rekrutacyjne, onboarding, wybaczcie, są wdrożone, a mam takie poczucie, że im mniejsza firma, tym te procesy wdrożeniowe są coraz bardziej zaniedbane. Oczywiście to nie jest zasada, to jest jakieś uogólnienie, bo znam też duże firmy, w których o onboardingu albo o wdrożeniu pracownika to słyszano tylko i wyłącznie w teorii, gdzieś ktoś coś mówił, wspominał, ale w sumie o co chodzi, to nie wiadomo. Ale taka, wiecie, taka niepisana reguła, niepisana zasada. Mam takie poczucie po prostu, że im większe firmy, tym ten onboarding w miarę jakoś coraz bardziej zaczyna funkcjonować, a rzeczywiście kłopot jest w organizacjach o rozmiarze małym czy średnim, co jest dla mnie w ogóle ciekawe, dlatego że organizacje, które są przedsiębiorstwami na poziomie mikro albo na poziomie małych, no zatrudniają kolejne osoby po to, żeby się rozwijać, po to, żeby dynamicznie rosnąć i po to, żeby te osoby przynosiły coraz to więcej różnie rozumianej wartości do firmy poprzez swoją pracę. No i wydawać by się mogło, że prędzej duża firma może sobie pozwolić na to, żeby pracownicy popełnili jakieś błędy, bo czegoś nie wiedzą, a w małej firmie z racji tego, że ten proces wzrostu jest bardzo ważny, bardzo istotny, bardzo potrzebny i tak na dobrą sprawę każda jedna para rąk ma, może mieć bezpośredni wpływ na ten proces wzrostu, no to wydawać by się mogło, że tak na dobrą sprawę to właśnie w małej ten proces wdrożeniowy powinien funkcjonować jak najlepiej, a w dużych to tam, wiecie, jak będzie, to super, jak nie, to też nic nie stanie, bo z dwóch i pół tysiąca ludzi zawsze się znajdzie ktoś, kogo można o coś zapytać, gdyby kolega obok nie wiedział. Ten proces wdrożeniowy, onboarding jest o tyle istotny, jest bardzo istotny z tego punktu widzenia, że po pierwsze bardzo często pracownicy odchodzą z firm, dlatego że nie zostali dobrze wdrożeni, mają takie poczucie, że nie do końca wiedzą, co mają robić, nie do końca wiedzą i czują, na czym ta ich praca ma polegać, w związku z tym odchodzą. 

Nie popełnij tych błędów

Po drugie błędy we onboardingu pracownika kosztują ogrom pieniędzy, ponieważ jeśli źle wdrożysz pracownika, to czas, jakiego on potrzebuje na to, żeby stać się efektywny, znacząco się wydłuża, co za tym idzie, co miesiąc musisz mu wypłacać wypłatę, a on co miesiąc nie jest efektywny. I tego też doświadczyłem na własnej skórze, bo jak zaczynałem zatrudniać ludzi wiele lat temu, to właśnie popełniłem błędy związane z wdrożeniem pracowników, no i potem zapłaciłem za to naprawdę sporą karę. Oprócz tego, że w ciągu jednego dnia w zasadzie moje plany na rozwój przestały istnieć i biznes przestał istnieć, no to kosztowało mnie to jeszcze całkiem sporo pieniędzy, bo prawie dwieście tysięcy złotych, więc jak dla mnie, młodego chłopaka w tamtych czasach, to były naprawdę bardzo duże pieniądze i dzisiaj wiem, że ten błąd i ten dług to był wynik między innymi braku procesu wdrożeniowego. Poza tym jeżeli pracownik nie ma dobrze przeprowadzonego onboardingu i procesu szkoleniowego na początku, to bardzo często on również nie jest w stanie wykazać się w pełni swoim potencjałem, bo cały czas gdzieś w głowie ma znaki zapytania i znaki niepewności, które zabierają właśnie poczucie bezpieczeństwa i poczucie pewności siebie w kontekście funkcjonowania w świecie ram, w świecie norm, zasad, które obowiązują w Twojej firmie. Następna rzecz, która związana jest z brakiem onboardingu i konsekwencja, jaka wynika z tego, że pracownik nie przeszedł odpowiedniego procesu wdrożeniowego, jest taka, że to Ty musisz zwolnić pracownika po trzech, czterech miesiącach, bo po prostu masz poczucie, że on jest nieefektywny, na jego miejsce szukasz kolejnej osoby, popełniasz ten sam błąd z kolejną osobą, o kolejnej osobie masz zdanie, że jest nieefektywna, w związku z tym w ciągu pół roku zwolniłeś dwie osoby albo w ciągu dziewięciu miesięcy przyjąłeś i zwolniłeś dwie czy trzy osoby i co dzieje się dalej, opinia o Tobie jako o pracodawcy również się rozchodzi, że nie zapewniasz, że nie wdrażasz ludzi, że ciągle zmieniasz ludzi, że nie da się zagrzać miejsca na dłużej, a to są rzeczy, za które Ty tak na dobrą sprawę jako szef, właściciel, team leader lub ktokolwiek inny ponosisz odpowiedzialność i musisz sobie potem z tymi problemami radzić. To może się przełożyć na jakiś GoWork albo na inne rzeczy. I jak słyszysz, problemów wynikających z braku odpowiedniego wdrożenia jest cała masa. Kłopot z samym wdrożeniem często polega na tym, że wdrożenie to jest ogrom małych czynności, o których trzeba pamiętać. To znaczy to nie jest tak, że wystarczy wyszkolić pracownika i przydzielić mu kolegę, który będzie odpowiadał na jego pytania i człowiek jest po onboardingu, i koniec, kropka, dziękuję, do widzenia. Wdrożenie to jest masa rzeczy, dobre rzeczy, to jest masa rzeczy, o których trzeba pamiętać i które warto zawsze wykonać w określonej kolejności po to, żeby ten pracownik płynnie przeszedł przez ten proces i żeby w ramach tego procesu on, ucząc się jednej rzeczy, przygotowywał się do następnych, żeby uniknąć sytuacji takiej, że to, czego on się uczy, nie wchodzi mu kompletnie do głowy, bo on nie ma pięćdziesięciu procent wiedzy, która jest mu potrzebna do tego, żeby zakumać to, mówiąc kolokwialnie, nad czym właśnie pracuje, czego właśnie się uczy. I dzisiaj w tym odcinku zobaczysz, usłyszysz o bardzo konkretnej rzeczy, o bardzo konkretnym narzędziu, które funkcjonuje u nas w firmie i zobaczysz to narzędzie na przykładzie tego, jak ono działa u nas w firmie, jak ono wygląda u nas w firmie i ono niesamowicie ułatwia organizację procesu wdrożeniowego. Co to za narzędzie? Minęło dziewięć minut, czas odsłonić karty. 

Karta onboardingowa

Karta onboardingowa. Tak, to jest narzędzie, które ma tak istotnie, tak banalnie prostą nazwę, nazywa się to karta wdrożeniowa. I czym jest karta onboardingowa? Karta onboardingowa to jest nic innego jak spisane konkretne czynności, podzielone na trzy etapy przed zatrudnieniem, cztery etapy, przepraszam, przed zatrudnieniem, w dzień zatrudnienia, pierwszy tydzień po zatrudnieniu i pierwszy miesiąc po zatrudnieniu, tak to wygląda u mnie. Jak przygotowuję kartę wdrożeniową w niektórych firmach, to jeszcze dodajemy piąty etap, pierwsze trzy miesiące po zatrudnieniu. I na tej karcie wdrożeniowej spisujemy sobie dokładnie wszystkie rzeczy, czynności, działania, które powinny się zadziać w tych czterech lub pięciu etapach. I na tej karcie można sobie również spisać, bo to też w kilku firmach już wprowadzaliśmy, konkretne rezultaty, jakie powinny być osiągnięte po danej czynności czy po danym zadaniu, czy po danej części procesu wdrożeniowego. I wtedy piszesz sobie, co trzeba zrobić, jak powinno się odbywać i jaki powinno to dać rezultat na przykład w kontekście umiejętności pracownika, czyli co ten pracownik powinien umieć po zakończeniu tego konkretnego kroku w procesie wdrożeniowym. No i potem jest kwestia tego, żeby zweryfikować, czy pracownik te wszystkie rzeczy umie i ocenić, czy dany etap możemy zamknąć i przejść dalej do dalszego onboardingu, czy zostajemy na tym etapie, bo jeszcze pewne rzeczy się muszą zadziać. I za chwilę usłyszysz dokładnie, jak taka karta wdrożeniowa wygląda w naszej agencji rekrutacyjnej Sales Leaders. Za chwilę usłyszysz, co znajduje się na naszych listach wdrożeniowych i od razu Ci powiem, nie spodziewaj się żadnych ochów i achów, to są bardzo prozaiczne rzeczy. I akurat w mojej firmie jest tak, że lista wdrożeniowa jest podzielona na dwa etapy, przed przyjęciem pracownika i po przyjęciu pracownika, licząc od pierwszego dnia, kiedy osoba przychodzi do pracy. I to mamy poukładane w takiej kolejności, mamy zresztą zapisane, co którego dnia po przyjęciu do pracy trzeba zrobić. No i co jest przed przyjęciem? Zapisanie na badania, zapisanie, wyznaczenie terminu szkolenia BHP, na badania lekarskie oczywiście, dalej przygotowanie sprawnie działającego telefonu, właściwa karta SIM z numerem telefonu, komputer, przygotowanie stanowiska pracy, miejsca pracy przy biurku, przygotowanie pakietu powitalnego, wyznaczenie kolegi do wdrożenia, projekt umowy o pracę, współpracę, zlecenie, gotowy zakres obowiązków, przygotowanie kluczowe KPI na stanowisku, przygotowany model raportowania, gotowe projekty raportów, gotowy system premiowy, system wynagrodzeń. I to jest u nas przed przyjęciem pracownika i przed onboardingiem. Dalej po przyjęciu pracownika, już nie wchodząc w szczegóły, co pierwszego, co drugiego, co piątego i siódmego dnia, pierwsza rzecz, zapoznanie, oczywiście podpisanie potrzebnych dokumentów typu umowa o pracę, przekazanie sprzętu firmowego i podpisanie protokołów, szkolenie BHP, zapoznanie z przełożonym, przedstawienie konkretnych celów, zadań, na którym osoba będzie pracować, zapoznanie z zespołem, przekazanie narzędzi do pracy, utworzenie firmowej skrzynki pocztowej, przekazanie dostępu do skrzynki, przekazanie i wysyłka listy osób do kontaktu, dostępy do dysku wspólnego i do kalendarza, dodanie licencji Microsoft, przekazanie opisu najważniejszych procesów, procedur związanych z danym stanowiskiem, przekazanie materiałów szkoleniowych obowiązkowych do zapoznania się, organizacja szkolenia produktowego, szkolenie z procesu sprzedażowego i procesu rekrutacyjnego, organizacja szkolenia zewnętrznego w licencji FSA, szkolenie z zakresu obecności i pracy na LinkedIn. I to są takie najbardziej podstawowe rzeczy. My część z tych elementów mamy rozpisane jeszcze na kolejne podkroki. To, co przed chwilą słyszałeś, to są takie duże kroki, duże klocki, część tych rzeczy, tak jak mówię, jest rozpisana na dodatkowe elementy i to są wszystko rzeczy, które u nas muszą się zadziać, jak przychodzi nowa osoba do firmy. I dzięki temu, że taka checklista wdrożeniowa jest przygotowana, to ktokolwiek dzisiaj będzie zajmował się u mnie onboarding pracownika, to wystarczy, że wejdzie na wspólny dysk do folderu procedury nowy pracownik i tam jest wszystko. 

Narzędzia do onboardingu

Pierwszym dokumentem jest ta checklista, potem są przygotowane wzory wszystkich umów, raportów, są przygotowane konspekty na poszczególne zadania, więc wystarczy wydrukować poszczególne dokumenty i osoba ma spisane wszystkie procesy, procedury, są przygotowane wszystkie wzory dokumentów, wzory protokołów i tak dalej. Wszystko to, co musi być związane z nowym pracownikiem, jest po prostu przygotowane. I takie checklisty wdrożeniowe mamy przygotowane na różne stanowiska, nie? To akurat, o którym słyszałeś przed chwilą, to było stanowisko HR managera. Mamy osobną checklistę na stanowisko wdrożenia na stanowisko sprzedażowe, mamy osobną checklistę na stanowiska marketingowe. I taka prosta chcecklista, naprawdę zero z poziomu skomplikowania, to wystarczy usiąść i zastanowić się, i po prostu spisać wszystkie rzeczy, które muszą się zadziać w ramach wdrożenia danego pracownika. To jest coś, co niesamowicie w porządkuje i ułatwia ten proces. I mimo tego że to jest coś tak banalnie prostego, to powiem wam, że na palcach jednej ręki policzę ilości firm, w których taki dokument jest przygotowany i rzeczywiście jest wykorzystywany do tego, żeby wesprzeć szefa i nowego pracownika w procesie wdrożenia. To jest niesamowicie istotne i niezwykle istotne, żeby nie wdrażać pracownika na czuja, tylko żeby wdrażać pracownika zgodnie z określonym procesem, bo taka polityka daje Ci szansę na to, że po pierwsze ten proces będzie krótszy, a po drugie będzie bardziej efektywny. I trzymam bardzo mocno kciuki, żeby Twoja firma mieściła się w gronie tych niewielu, w których tego typu dokumenty faktycznie funkcjonują i faktycznie wspierają, i pomagają proces wdrożeniowy.