Rotacja pracowników działu sprzedaży? 6 kroków do jej zmniejszenia

W wielu firmach wskaźniki rotacji są nieubłagane i wskazują na wysoki poziom rotacji pracowników. Przyczyn tego zjawiska może być wiele. Faktem jest, że duża rotacja pracowników to wysokie koszty finansowe i czasowe dla pracodawcy. Innymi słowy to coś, czego [chyba] każdy pracodawca chce uniknąć. Dlatego w tym tekście poznasz X kroków, których wdrożenie pomoże Ci zmniejszyć wskaźnik rotacji pracowników.

Duża rotacja pracowników to bolączka wielu firm. Każdemu zależy na tym, żeby pozyskiwać pracowników, którzy się sprawdzą i zostaną w firmie na dłużej niż 3, 6 czy 12 miesięcy. Konieczność częstej wymiany pracowników wiąże się z dużymi kosztami tak czasowymi jak i finansowymi. Człowiek jeszcze nie zdąży być efektywny, a już trzeba szukać kolejnego na jego miejsce i ponownie inwestować czas i pieniądze w procesy wdrożeniowego, szkoleniowe i inne, które wiążą się z tym, żeby pracownik został i generował wartość dodaną w ostatecznym rozrachunku.

Jak mówi stare powiedzenie w branży HR, ludzie odchodzą nie z pracy, a od pracodawcy. I to jest element, który warto mieć na uwadze. Często to faktycznie czynnik ludzki okazuje się być tym, który zawodzi i który wymaga zmiany, poprawy, żeby większa ilość pracowników chciała pracować w naszej firmie dłużej, a rotacja pracowników spadła do akceptowalnego poziomu (to, że ludzie będą odchodzić w końcu jest pewne – zmusi ich do tego chociażby emerytura 😉)

Jednocześnie obok przyczyn rotacji pracowników związanych z czynnikiem ludzkim są również takie, które wiążą się bezpośrednio z samą pracą i sposobami jej organizacji. Są to często proste elementy, których wdrożenie można zrobić niemalże od zaraz, a ich brak wpływa bardzo negatywnie na obecnych pracowników.

W tym tekście pojawią się najczęściej wymieniane powody, przez które osoby, z którymi prowadzimy rozmowy o nowej pracy opuszczały poprzednie firmy. Ich poprawa/wprowadzenie może sprawić, że w Twojej firmie zmniejszy się wskaźnik fluktuacji pracowników, a Ty będziesz mógł cieszyć się coraz bardziej zgranym zespołem ludzi, którzy będą chcieli pracować z Tobą i dla Ciebie.

Krok 1: Zadbaj o wynagrodzenia

Zbyt niskie, nierynkowe wynagrodzenia to jeden z powodów, który często jest wymieniany przez kandydatów jako powód opuszczenia poprzedniego miejsca pracy. Trzeba przyznać również, że kiedy rozmawiamy z klientami o stanowiskach, na jakie chcą pozyskać pracowników to wielu z nich deklaruje relatywnie niskie zarobki w porównaniu np. do średnich rynkowych zarobków na danym stanowisku.

Dlatego chcąc pozyskać nowych pracowników lub utrzymać obecnych warto zweryfikować, na ile system wynagrodzeń odpowiada temu, co dzieje się na rynku i dostosować tak samo wynagrodzenie podstawowe jak i system premiowy (jeśli istnieje) do tego, żeby był on rynkowo atrakcyjny.

Część z pracodawców może powiedzieć, że nie będzie płacić kwot X. W porządku, każdy ma do tego prawo. Jednocześnie trzeba mieć świadomość konsekwencji takich decyzji. A są oni wysoka rotacja pracowników i większy kłopot z pozyskaniem dobrych, wartościowych pracowników dla firmy.

Dzielenie się pieniędzmi z pracownikiem to nie jest kara pracodawcy. To przywilej obu stron. Obie strony (i pracownik i pracodawca) wspólnie działają po to, żeby jedni i drudzy poprzez pracę jaką wykonują mogli zapewnić sobie jak najlepszy byt. Od zawsze wychodzimy z założenia, że podział z pracownikiem wpływa wyłącznie pozytywnie na obie strony. Bowiem pracownika zawsze otrzymuje jakąś część tego, co otrzymuje cała firma (w tym także jej właściciel). Zatem im więcej pracownik otrzyma za swoją pracę tym więcej dzięki niemu zyskała firma.

Krok 2: Zadbaj o dobre wdrożenie – onboarding

Brak dobrego systemu wdrożenia to również często wskazywany powód. Kandydaci mówią o tym, że po podpisaniu dokumentów w zasadzie byli zostawieni sami i sobie i samodzielnie musieli orientować się w tym co i w jaki sposób mają robić. Dla nas to także zrozumiały powód, który wpływa na podwyższoną rotację pracowników i sprawia, że ten wskaźnik rotacji jest wyższy niż powinien być.

Właściwe przywitanie i wdrożenie pracowników w firmie, zapoznanie ich z przełożonym, innymi członkami zespołu to sprawa, która decyduje o tym, na ile pewnie i bezpiecznie poczuje się nowy pracownik w firmie. Zwłaszcza, że pozyskanie nowego pracownika do firmy również często wiąże się z kosztami. Skoro jako firma zainwestowałeś już w pozyskanie nowego pracownika to zadbaj również o to, żeby od samego początku poczuł się u Ciebie pewnie i bezpiecznie. To także element, który może sprawić, że poziom rotacji personelu zmniejszy się, a Ty zyskasz lepiej zbudowany zespół.

O tym, jak dobrze wdrożyć nowych pracowników możesz przeczytać w tej publikacji na naszym blogu i posłuchać w tym odcinku podcastu „Dobra rekrutacja”.

Krok 3: Niech mój Szef będzie obecny

Ten punkt wiąże się z codzienną komunikacją z pracownikami. Żeby pracownik chciał pracować w Twojej firmie potrzebuje mieć poczucie, że faktycznie ma szefa, przełożonego, który jest z nim w kontakcie, który czasami go pochwali, a czasami zwróci uwagę czy też opierniczy [jeśli jest taka potrzeba].

Wbrew pozorom szef, którego nie ma albo szef, który się nie wtrąca jest dobry tylko na początku lub wcale. Najlepsi pracownicy, z którymi mamy do czynienia często podkreślają, że dobry szef jest im bardzo potrzebny do konsultowania kluczowych spraw, do pomocy w trudnych sytuacjach, w których sami nie mogą sobie poradzić lub do wyznaczania im kierunku, w którym dalej mają działać.

Brak tego szefa to przyczyna tego, że zaczynają odchodzić, bo albo sami czują, że muszą być szefami, a nie otrzymują za to żadnej dodatkowej gratyfikacji, albo chcą przejść do firm, w których ten szef faktycznie będzie i będzie dobrze pełnił swoją rolę – będzie zarządzał.

Jeśli dziś pracownicy odchodzą z Twojej firmy i masz wysoki poziom współczynnika fluktuacji pracowników w dziale sprzedaży, sprawdź, jak wygląda codzienna komunikacja Twoich pracowników z ich bezpośrednim przełożonym. Być może to tam kryje się klucz do zmniejszenia poziomu rotacji pracowników i poprawienia wskaźnika rotacji.

Krok 4: Zadbaj o atmosferę

Ukryte konflikty, małe podgrupy pracowników, które „spiskują” przeciwko sobie nawzajem, „siewca złej energii” [ktoś, kto buntuje zespół] – to tylko część z przyczyn zjawisk, które mogą powodować, że atmosfera w pracy będzie zła. I to kolejny powód, który może być przyczyną wysokiego wskaźnika rotacji pracowników i tego, że ludzie odchodzą z Twojej firmy.

Najczęściej dobra atmosfera jest definiowana jako sytuacja, w której pracownicy wiedzą, co mają robić i jak mają to robić. Wiedzą również co jest ich obowiązkiem, zadaniem, za co i w jaki sposób są wynagradzani. Brak przejrzystości, klarowności i jasnego przepływu informacji wywołuje domysły. Te rodzą plotki. Plotki sprawiają, że ludzie zaczynają wierzyć w to, w co sami chcą wierzyć [np. dlatego, że tak jest im wygodnie]. To z kolei sprawia, że kiedy przychodzi co do czego trudno jest zmienić punkt widzenia pracownika i koło się zamyka.

Dbanie o atmosferę to stosunkowo proste zadanie, które wymaga determinacji i konsekwencji w działaniu. Nie należy bać się lub unikać konfliktów [co dzieje się w wielu firmach]. Zamiast tego należy się z nimi mierzyć, stawiać im czoła i podejmować decyzje oraz działania, które będą miały zawsze dwa cele: zażegnanie istniejącego problemu i tzw. oczyszczenie atmosfery. To bardzo mocno wpływa na poprawę wskaźnika rotacji i doprowadzenie do sytuacji, w której większości pracowników pracuje się po prostu dobrze w ich firmie.

Krok 5: Zapewnij możliwość rozwoju lub … poinformuj od razu, że jej nie ma

O ile pierwsza część tego nagłówka pewnie wydaje się oczywista, o tyle druga może nieco zaskakiwać. Tak, czasami zdarzają się takie firmy, w których szansa na rozwój rozumiana jako awans jest w zasadzie żadna [sami znamy kilka takich firm]. Wynika to np. z tego, że firma jest rodzinna i niektóre osoby od dawna są przygotowywane do tego, żeby objąć określone stanowiska i wiadome jest, że tak będzie.

Kiedy prowadziliśmy rekrutację dla tej firmy postanowiliśmy, że będziemy od razu informować kandydatów o tym, jak wygląda sytuacja. Faktem jest, że część osób zrezygnowała z tego powodu w procesie rekrutacji. Jednocześnie czy to dla nas zła wiadomość? Jeśli naszym celem byłoby zatrudnienie kogoś, kto odejdzie z firmy po roku czy dwóch, kiedy zorientuje się, jak faktycznie wygląda sytuacja to z pewnością tak. Naszym celem było jednak pozyskanie osoby, która zaakceptuje taki stan rzeczy i będzie gotowa pracować w takiej strukturze znacznie dłużej niż rok czy dwa. I zrealizowaliśmy to zadanie.

Zatem jeśli nie masz możliwości rozwoju rozumianego jako ścieżka awansu masz jeszcze kilka innych możliwości, z których warto skorzystać:

1. Rozwój poprzez szkolenia – zapewnij pracownik możliwość ciągłego podnoszenia swoich kwalifikacji
2. Rozwój poziomy – czyli rozwój w ramach stanowiska np. młodszy specjalista, specjalista, super specjalista 😉
3. Rozwój poprzez nowe zadania – rozwijaj pracowników stawiając im coraz trudniejsze dla nich zadania, angażuj ich w coraz ważniejsze procesy, sprawy wewnątrz firmy

To trzy najprostsze sposoby zapewnienia rozwoju, jeśli nie możesz zapewnić rozwoju pionowego (sprzedawca, kierownik, dyrektor). Jeśli i nawet tego nie ma to tym bardziej poinformuj o tym kandydata na etapie rekrutacji. Twoim celem nigdy nie powinno być ukrywanie prawdy, bo to sprawia, że wskaźnik rotacji rośnie. Twoim celem otwarta komunikacja, która zwiększa szanse na pozyskanie osoby, które zaakceptuje stan rzeczy, zgodzi się na niego i będzie z Tobą pracować przez długie lata w poczucie, że od początku wiedziała, jak to będzie wyglądać.

Krok 6: Chwal i dawaj informację zwrotną

Ostatnim elementem, o którym warto żebyś wiedział jest właśnie kwestia chwalenia, doceniania pracowników jak i dawania im na bieżąco informacji zwrotnych, dzięki którym mogą stawać się lepsi.

W wielu firmach wygląda to w ten sposób, że przez długi okres nie ma żadnych uwag, a finalnie pojawia się jedynie jeden wielki opr kierowany w stronę pracownika. To idealny sposób na to, jak zachęcać ludzi do zmiany pracy.

W innych przypadkach jest tak, że pracodawcy czy przełożeni jedynie krytykują i to niekoniecznie w konstruktywny sposób. Jednocześnie, kiedy jakaś praca zostaje wykonana prawidłowo to brakuje również dostrzeżenia tego, że praca została prawidłowo wykonana.

W dobrym środowisku pracy potrzebne są zarówno pochwały jak i konstruktywna krytyka. Jedno i drugie zjawisko wpływa na to, że pracownik ma poczucie zarówno tego, że są rzeczy, które robi dobrze jak i kwestie, w których powinien dalej się rozwijać. Dlatego zadbaj o to, że w Twojej firmie pojawiały się oba rodzaje komunikacji z pracownikami.

Krok 7: Weryfikuj poprzednich 6 kroków

Jednorazowe wprowadzenie zmian w sposobie funkcjonowania firmy może zapewnić chwilowe, tymczasowe zmniejszenie poziomu rotacji pracowników. Żeby mieć poczucie i pewność, że wszystko idzie w dobrym kierunku należy co kilka miesięcy [np. co 6 miesięcy] sprawdza, jak wygląda kondycja każdego z 5 powyższych punktów i wprowadzać dalsze zmiany, których celem będzie ciągłe usprawnianie tych obszarów i sprawianie, żeby Twoja firma nadal utrzymywała status atrakcyjnego pracodawcy i dzięki temu miała minimalny, konieczny poziom rotacji pracowników [tak, ten poziom jest potrzebny].

Dbanie o pracowników to ciągły proces. rotacja personelu to zjawisko tymczasowe. Udoskonalając procesy, które mają na celu zmniejszenie tej rotacji stwarzasz przed sobą szanse na stabilny rozwój Twojej firmy w oparciu o najważniejszy filar każdego biznesu – ludzi.